Gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek elszámolása

Cégautó elszámolásáról a társasági adózásban…

A Tao.-tv. (1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és az osztalékadóról) 3. számú melléklete foglalja össze a vállalkozás költségelszámolásának szabályait.
A B/6 pontja a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségnek, ráfordításnak minősíti a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költségeket. Ide tartozik a le nem vonható általános forgalmi adó is, amennyiben az nem az eszköz beszerzési értékben kerül figyelembevételre, vagy a cégautóadó is.

A cég (a Tao. törvény alanya), a tulajdonában levő gépjárműve(i)

• beszerzési,
• fenntartási,
• karbantartási,
• javítási,
• üzemanyag-költségeit

a számviteli törvény előírásainak megfelelően, kizárólag szabályszerűen kiállított számlák alapján érvényesítheti. A számlán fel kell tüntetni a rendszámot.

A vállalkozás érdekében felmerült költségek
A Tao.-tv 8. § (1)(d) pontja: ’’az a költségként, ráfordításként elszámolt, az adózás előtti eredmény csökkentéseként számításba vett összeg – ideértve az immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenési leírását is -, amely nincs összefüggésben a vállalkozási, a bevételszerző tevékenységgel,’’ meg kell növelni az adóalapot.

A 3. melléklet nem jelent abszolút biztosítékot arra, hogy egy költség vagy ráfordítás (például lízingelt autó értékcsökkenése) minden esetben a vállalkozás érdekében felmerülő költség.
Abban az esetben, ha például a cégautót egyáltalán nem használja a vállalkozás a vállalkozási tevékenység érdekében, kérdésként merülhet fel a költségek elszámolásának tartalma és célja. Útnyilvántartás hiányában, ellenkező bizonyításig lehet-e vélelmezni a részleges, vagy teljes magánhasználatot és emiatt alkalmazni az adóalap-növelő tételt.
A társasági-adótörvény nem írja elő útnyilvántartás vezetését vagy a céges és magánhasználat más módon történő elkülönítését, ezek azonban megkönnyítik a számviteli elszámolást, és csökkentik az esetleges adókockázatot.

Cégautó és az ÁFA törvény….

A társaság a jármű tulajdonosa, vagy nyílt végű lízingszerződés keretében használja a kocsit?

Abban az esetben, ha jármű tulajdonosa, akkor az Áfa törvény (2007. évi CXXVII. törvény
az általános forgalmi adóról) kifejezett tiltó rendelkezései miatt a gépkocsi és a működéshez szükséges üzemanyag beszerzésének az áfája nem vonható le. A gépkocsi üzemeltetéséhez, fenntartásához szükséges szolgáltatások (például javítási költségek) áfájának fele – (a megfizetett cégautóadóért) – útnyilvántartás nélkül levonható (124. § (4) bekezdés), akkor is ha a társaság magáncélra is használná a kocsit.

A cég nyílt végű lízingszerződéssel (vagy tartós bérleti szerződéssel) jutott a gépkocsihoz.
Az Áfa törvény az ilyen szerzést nem tekinti termékbeszerzésnek (10. § a) pont), ezért a személygépkocsi vásárlását sújtó levonási tilalommal sem kell számolni. Az esedékes lízingdíjak (áfa törvény bérleti díjként kezeli) áfája annak arányában vonható le, ahogyan a járművet a vállalkozás áfaköteles tevékenységéhez használja (Áfa törvény 120-121. §).
útnyilvántartás nélkül 50 %-a vonható le.

A jogalkotó nem határozza meg, de valamilyen nyilvántartással, ami lehet útnyilvántartás, igazolnia kell a cégnek, hogy az autót adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységéhez használja. Fontos szerepe van annak, hogy a személygépkocsit mekkora mértékben használja a cég a vállalkozással összefüggésben és milyen mértékben magáncélra. Annak nincs alsó határa, hogy milyen mértékben kell az autót a vállalkozáshoz használni, de lehet, hogy a megtett kilométerek 100 %-a összefügg a vállalkozással.
A cégnek kell bizonyítania, hogy a költségek a vállalkozás tevékenységét szolgálja.
Legjobb megoldás azonban az útnyilvántartás.

Járművek az SZJA-törvényben….

Az SZJA-törvényben (1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról) a gépjárművek adózásával kapcsolatban megtalálhatók a közúti gépjárművek, a személygépkocsik, a saját és nem saját tulajdonú gépjárművek elszámolására vonatkozó szabályok, továbbá az egyes eseményekhez kapcsolódó adókötelezettség vagy épp adómentesség. Például az üzleti utazáskor használt járművek elszámolása.
Hivatali, üzleti utazásnak minősül a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében történt utazás. Idetartozik különösen a kiküldetés. Nem tekinthető hivatali, üzleti utazásnak az olyan utazás, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapíthat, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti.
Üzleti utakhoz használt saját személygépjármű-használat térítése történhet kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás alapján. Kiküldetési rendelvény alapján kapott költségtérítés összegét nem kell figyelembe venni a jövedelem kiszámításánál, amennyiben a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. Nem csak munkaviszonyban, hanem más kifizető feladatának teljesítése érdekében is alkalmazható.
Igazolás nélkül elszámolható a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 forint/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg. (SZJA-törvény 7. § (1) bekezdés r) pont és a 3. melléklet II. 6.pont
A gépjárművel kapcsolatos költségek magasabbak is lehetnek a jogszabály által elszámolható mértéknél, ha a kifizető az előírtnál magasabb összegű térítést fizet a magánszemélynek akkor azt a magánszemélynek bevételként kell figyelembe venni, amellyel szemben az SZJA-törvény szerint költségelszámolásra van lehetőség.
Kétféleképpen történhet:

• az igazolás nélküli összeget levonja, az azon felüli részt jövedelemként leadózza
• tételes költségelszámolást választ és levonja tényleges költségek (útnyilvántartás szerinti) üzleti utakkal arányos részét – ez az elszámolás cégautóadó fizetéssel is jár

Számviteli törvény 15. par. (3) bekezdés:
’’A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplőtételeknek a valóságban is megtalálhatónak, bizonyíthatónak, kívülállók által is megállapíthatónak kell lenniük. Értékelésük meg kell, hogy feleljen az e törvényben előírt értékelési elveknek és az azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak (a valódiság elve)’’

Az útnyilvántartás, csakúgy, mint valamennyi adózással összefüggő nyilvántartás kizárólag a valóságnak megfelelő adatokat tartalmazhatja. Az útnyilvántartás célja a jövedelemszerzés érdekében történő költség elszámolásának alátámasztása, ha annak alapja a felmerülés igazolásával alátámasztható. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartás készítése kötelező.

Felmerült problémák az útnyilvántartással, kiküldetéssel kapcsolatban:

Visszamenőleges
Hónap végén igen munkás feladat elkészíteni visszamenőleg az útnyilvántartást. Érvényes jogszabályi előírások, üzemanyagárak, elszámolható költségek, partnerek, megtett utak…
Ember legyen a talpán, aki visszamenőlegesen hibátlanul elkészíti.

Elavult módszerek
Kézzel kitöltött táblázatok, kézzel kitöltött nyomtatványok, melyek sok esetben nehezen vagy egyáltalán nem olvashatók, esetleg excel táblázatok.

Majd a könyvelő
Elvárják, hogy a könyvelő excel táblázatban valamit összerakjon – ez nagyon tipikus

Tankolás
Tipikus hiba hogy a tankolás nincs összhangban a km óra állással, vagy tankolási számla elhagyása

Kiküldetési utalvány
Nincs feltüntetve a napi kiküldetés kezdő és záró órája vagy az utazás célja

Távolságok
Partnertávolságok manuális számolgatása, irreális útvonalak, vagy csak a városok közti távolságok figyelembevétele.

ÁFA
Hivatalos kilométerek arányában levonható áfa (50 %-ot meghaladja a hivatalos utak aránya)

Logikai zavar
Mindennek szinkronban kell lennie előzőek szerint.

Javasoljuk GPS nyomkövető rendszerünk használatát, mivel a felsorolt problémák/nehézségek kapcsán azonnali megoldást nyújt:

• Tényadatokkal dolgozik, nincs feltételezés, elrontott kilométer adat
• Nincs kézzel írt nyomtatvány, amely olvashatatlan és hibás
• Elkülöníti a magán és céges használatot automatikusan
• Megspórol több órányi munkát minden hónapban, amit hasznosabb tevékenységgel lehet eltölteni